Cos'è la PEC

La posta elettronica certificata (PEC) è uno strumento che permette di dare ad un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale. La PEC può aggiungere inoltre la certificazione del contenuto del messaggio se in combinazione con un certificato di firma digitale.

La normativa sulla posta elettronica certificata attribuisce a DigitPA (Ente Nazionale per la Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, già CNIPA) differenti compiti. In particolare indica tale soggetto come custode e gestore delle regole tecniche. È inoltre compito di DigitPA provvedere alla pubblicazione di aggiornamenti, in coerenza con gli standard specificati nella normativa di riferimento. DigitPA, all'interno del proprio sito istituzionale, rende disponibile una apposita sezione riguardante la posta elettronica certificata, contenente la documentazione e la normativa riguardanti la PEC.

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Funzionamento

Al momento dell'invio di una mail PEC il gestore PEC del mittente si occuperà di inviare al mittente una ricevuta che costituirà valore legale dell'avvenuta (o mancata) trasmissione del messaggio con precisa indicazione temporale del momento in cui la mail PEC è stata inviata. In egual modo il gestore del destinatario, dopo aver depositato il messaggio PEC nella casella del destinatario, fornirà al mittente una ricevuta di avvenuta consegna, con l'indicazione del momento temporale nel quale tale consegna è avvenuta. In caso di smarrimento di una delle ricevute presenti nel sistema PEC è possibile disporre, presso i gestori del servizio, di una traccia informatica avente lo stesso valore legale in termini di invio e ricezione, per un periodo di trenta mesi, secondo quanto previsto dalle normative. Dal punto di vista dell'utente, una casella di posta elettronica certificata non si differenzia da una casella di posta normale; cambia solo per quello che riguarda il meccanismo di comunicazione sul quale si basa la PEC e sulla presenza di alcune ricevute inviate dai gestori PEC mittente e destinatario.

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I vantaggi della PEC

Il servizio PEC, per sua stessa natura, mostra una serie di vantaggi rispetto alla raccomandata con ricevuta di ritorno tradizionale.

• Ogni formato digitale può essere inviato tramite posta elettronica certificata.
• I messaggi possono essere consultati da ogni computer connesso a internet.
• Certificazione degli allegati al messaggio.
• L'avvenuta consegna della mail viene garantita, nel caso non sia possibile consegnare il messaggio l'utente viene informato.
• Le ricevute di consegna hanno validità legale.
• Tracciabilità della casella mittente e conseguentemente del suo titolare (se il titolare è stato identificato con certezza).
• Vi è certezza sulla destinazione dei messaggi.
• L'invio dei messaggi PEC ha costi decisamente inferiori a quello delle raccomandate, ma non nulli. Per una giusta valutazione deve essere preso in considerazione il costo di invio di una raccomandata cartacea tradizionale, che cresce in funzione del numero di pagine e del peso del plico, e il numero di comunicazioni inviate annualmente. Queste informazioni devono poi essere comparate con le tariffe del gestore PEC, che solitamente rende disponibile una casella PEC con un costo calcolato su base annuale, pagato il quale l'utente può inviare un numero illimitato di messaggi PEC. Va anche calcolato il total cost of ownership del servizio legato alle necessità di storage locale, backup, indicizzazione e retrieval delle ricevute, specie in grandi organizzazioni che generano rilevanti quantità di corrispondenza, per poi compararlo con i costi analoghi di conservazione del cartaceo e successivo reperimento.
• Elevati requisiti di qualità e continuità del servizio: i Service Level Agreement (SLA) di legge prevedono una disponibilità del servizio del 99,8% su base quadrimestrale.
• Obbligo da parte del gestore di archiviare per un periodo di trenta mesi tutti gli eventi associati ad invii e ricezioni di messaggi PEC.
• Obbligo da parte del gestore di applicare le procedure atte a garantire il rispetto delle misure di sicurezza della comunicazione oltre a quelle previste dal “Codice in materia di protezione dei dati personali”.